Como o uso correto de dados pode ser um aliado estratégico para o RH?

Diante do dinamismo das relações corporativas de hoje – em que as empresas trabalham com modelos diversificados de contratação permitindo trabalho remoto, híbrido e presencial, entre outros, e expectativas variadas entre gerações -, as empresas precisam fazer uma integração entre soluções de recursos humanos e softwares de gerenciamento da força de trabalho (Workforce Management – WFM) para conseguir a excelência operacional que tanto buscam.

A sinergia entre essas diferentes equipes é fundamental para criar um ambiente propício ao crescimento dos funcionários e da organização, desde que suportada por dados precisos e de alta qualidade.

O uso correto de dados de maneira integrada auxilia na resolução de problemas que frequentemente afetam o RH, como a imprecisão de informações que levam à contabilização incorreta de tempo trabalhado e inconsistências no pagamento de funcionários. Da mesma forma, essa imprecisão pode levar ao pagamento excessivo, gerando elevação de custos, principalmente quando a falta de integração de dados faz com que cada área administre os perfis de funcionários de maneira diversa. Em auditorias de conformidade também pode haver impacto porque sistemas díspares podem mostrar números incompatíveis e gerar desconfiança sobre a administração.

Ao optar pela integração de sistemas de RH com soluções de gerenciamento da força de trabalho, as organizações podem ter resultados surpreendentes:

1. Melhoria no controle do tempo e precisão nos pagamentos:

A perda de tempo com tarefas ou burocracia ainda é um problema presente nas companhias. Um estudo da American Payroll Association mostra que cerca de 75% das empresas sofrem de “roubo de tempo” e relatórios imprecisos, o que impacta ainda mais no já elevado custo das empresas com a área trabalhista. A integração de sistemas garante o monitoramento do tempo de trabalho dos funcionários e a sincronização de dados relativos a pedidos de folga, por exemplo, mitigando perdas financeiras decorrentes de erros na aferição de valores a pagar.

2. Simplificação dos processos administrativos:

A escolha de operar com sistemas desconectados requer pelo menos um administrador em cada área para fazer a manutenção dos perfis dos funcionários, cruzar dados entre sistemas e gerar relatórios. Ao eliminar essa necessidade de manter administradores separados, automatizando a troca de dados, as organizações tendem a melhorar a alocação de recursos, diminuindo encargos administrativos. Esse dinamismo abre oportunidade para que as equipes de RH possam redirecionar seu foco para atividades estratégicas, dedicando mais energia em análises e iniciativas que podem trazer ganhos de qualidade na relação e na gestão dos colaboradores, gerando muito mais valor para a organização como um todo.

3. Melhoria no gerenciamento de conformidade:

Os períodos de preparação de auditorias nas empresas podem ser estressantes, principalmente se os dados estiverem espalhados em sistemas distintos dentro das empresas. O motivo é que durante esse processo, o auditor examina meticulosamente a documentação apresentada e pode identificar inconsistências nos dados quando a integração não é automatizada. Infelizmente, o fator humano pode acarretar alguns erros. A integração dos sistemas WFM e RH é uma garantia maior de alinhamento entre os dados de sistemas diferentes para uma auditoria, ao fortalecer o gerenciamento de dados e aumentar a agilidade da geração dessas informações.

4. Aumento da responsabilidade dos funcionários:

Os modelos de trabalho híbrido vieram para ficar e exigem um foco ainda maior na responsabilização dos funcionários. A integração entre RH e WFM permite um panorama mais abrangente do controle do tempo para os líderes e gerentes. Com esses dados mais detalhados, as organizações podem aplicar medidas mais efetivas de responsabilização dos empregados, pois têm à disposição insights em tempo real sobre a frequência e a produtividade. Esses mecanismos de transparência também são úteis para promover uma cultura de responsabilidade e de pertencimento, o que, em última análise, impulsiona a melhoria no desempenho e no sucesso organizacional.

Mais do que uma incorporação de sistemas para melhorar processos empresariais, a integração dos sistemas de RH e WFM pode transformar a maneira como as organizações coordenam e capacitam equipes de Recursos Humanos.

Em muitos casos, o RH pode ser um líder estratégico ao fazer com que várias áreas atuem juntas com foco maior em planejamento e no fortalecimento da cultura da empresa, de forma que ela se torne cada vez mais transparente e responsável.

Optando por uma maior integração, as organizações conseguem desenvolver o potencial de suas equipes de trabalho, o que resulta, certamente, em crescimento sustentável bem-sucedido.

* Ingrid Imanishi, diretora de Soluções Avançadas da NICE