Acervo acadêmico deve converter-se para o meio digital

O Governo Federal, por meio do Ministério da Educação (MEC), instituiu uma Portaria que estabelece normas para a digitalização do acervo acadêmico das instituições de educação superior pertencentes ao sistema federal de ensino.

Assim, a Portaria nº 360 está já em vigor e institui que está vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico de forma física a partir de 1º de agosto de 2022.

De acordo com a secretária de Regulação e Supervisão da Educação Superior (Seres) do MEC, Diana Azin, a medida tem o objetivo de facilitar o acesso para os estudantes e, também, auxiliar o MEC no monitoramento das informações sobre o ensino superior.

“A digitalização do acervo acadêmico digital, além de ser obrigatória para todas as instituições de ensino superior, traz muitos benefícios para a entidade, além de impactar positivamente na vida de alunos e colaboradores que irão lidar diretamente com o sistema digital, com a possibilidade de acesso instantâneo às informações; eliminação do risco de extravio; aumento da proteção de documentação dos alunos, entre outros”, afirmou a secretária.

O acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.

Portanto, documentos como comprovante de matrícula e histórico escolar fazem parte do acervo digital, facilitando tanto o acesso dos estudantes a essa documentação como a gestão de informação das instituições perante o MEC.

De acordo com a Portaria, a digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída em 12 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas instituições de ensino superior.

Deverá levar 24 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria.

E em 36 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.

Os documentos não contemplados pelos prazos definidos no art. 5º deverão ser digitalizados por demanda da parte interessada.